Requisitos

 

¿CÓMO CONTRATAR UN EVENTO?

El Centro de Convenciones y el Centro de Exposiciones Municipal Olavarría podrá ser usado en forma temporal y precaria, total o parcial, aplicándose un canon por espacio y tiempo a utilizar.

¿CÓMO SOLICITAR EL LUGAR?

RESERVA PROVISORIA

Personal o telefónicamente Ud. podrá consultar sobre salas y fechas disponibles de acuerdo a sus necesidades. Por el plazo de 48 hs., se le podrá realizar una reserva provisoria, transcurrido dicho plazo y no habiéndose presentado personalmente en nuestras oficinas para confirmar la reserva, se dará por desistido el pedido, sin previo aviso.

RESERVA DEFINITIVA

Deberá ser realizada en forma personal por el responsable de la actividad o quien se designe  por nota en su reemplazo, en nuestra Oficina de Turismo, en Rivadavia 2780 de la ciudad de Olavarría. Para ello deberá:

1- Presentar en Mesa de Entrada del Palacio Belgrano (Belgrano y Rivadavia) una nota formal de solicitud (ver detalle en instructivo adjunto)

Se les solicitará la información del evento: Datos completos del Representante responsable (Nombre, apellido, teléfono móvil, teléfono fijo, dirección, Nombre de la Empresa, Cuit de la empresa, Dirección de la Empresa, y en caso de ser una Institución, Personeria Jurídica de la misma)

Nombre del Evento:

Tipo de evento:

Descripción de las actividades a realizarse:

Fecha y duración del evento:

Días de antelación que se necesita para el armado, y posterior que se necesita para el desarme.

Horarios estimados:

Alcance del evento: (Local, Regional, Nacional, Internacional)

Cantidad de personas que convocará el evento:

Sedes anteriores:

Medios en los que se publicitará el evento:

Tipo de armado:

Es un evento de ingreso gratuito? o pago?

Materiales a utilizar dentro del espacio:

 

¿Qué planillas debo presentar luego?

Formulario de solicitud del CCO o CEMO que será suministrado por la Dirección de Turismo (este deberá llenarse y presentarse en Mesa de Entrada del Palacio Belgrano para la apertura de expediente)

Para confirmar el evento, se firma un convenio de Permiso de Uso de CCO  o CEMO (esto es presencial, en la Dirección de Turismo una vez que se confirma la utilización del mismo, y se entregan los comprobantes de todos los requisitos solicitados)

En caso de haber música durante el evento (aunque sea funcional durante el horario de coffee break)  deberá contactarse con AADI CAPIF Y SADAIC: y presentar comprobante de pago. Por AADI CAPIF comunicarse con Elina. Tel:54-02284- 15464255. Por Sadaic: Sr. Masa.Tel:54-02284- 15509117 Importante:  los gastos que se incurran por dicha contratación serán abonados por el Organizador. Si no requieren servicio musical, no deberán abonarlo.

Sonidista: necesitamos saber qué tipo de equipamiento requieren (pantalla, proyector, micrófono) a fin de determinar la necesidad del mismo, que irá a cargo del organizador.

Importante: Les recordamos que el salón no cuenta con mesas, ni vajilla, ni mantelería, ni decoración.

2- Una vez autorizada la solicitud por la Dirección, y presentado los requisitos solicitados, se firmará un acuerdo de partes.

 

¿QUÉ SERVICIOS EXTRAS SE DEBEN CONTRATAR?

El Predio Ferial cuenta con los servicios necesarios para que su actividad se realice con éxito, pero si fuese necesario reforzarlos por la magnitud del evento, los mismos pueden ser complementados con algunos servicios contratados directamente por los organizadores de la actividad. Para ello, puede consultar el registro de prestadores de servicios (inscriptos como tales en el Centro de Congresos y Exposiciones) en la Dirección de Turismo.

Los servicios que más abajo se detallan se deberán contratar directamente por el organizador.

 

Vigilancia. Presentar nómina de vigiladores.

Personal de limpieza durante todo el evento.

Asistencia médica con presencia en el evento o certificado de cobertura si el evento supera las 350 personas.

Seguro de responsabilidad civil sobre bienes y personas que asistan al evento. Informe de Seguridad emitido y firmado por profesional habilitado y certificado por el Colegio correspondiente. 

Pago de SADAIC - ADICAAPIF – ARGENTORES (el que corresponda según la actividad).

Dotación de bomberos si el evento supera las 850 personas.

Contenedores para la disposición de residuos en caso de ser necesario.

Planimetría con distribución de stands y m2 a ocupar, sin excepción. 

CONSIDERACIONES GENERALES

Deberá presentar por lo menos con 48 hs. de anticipación el programa completo de actividades a desarrollar, para conocimiento del Coordinador del Centro.